En el día de hoy Jueves, 19 de Marzo de 2009, El CONSEJO NACIONAL SCOUT (CNS), visto el informe presentado por la COMISION DE ANALISIS MOOT PANAMERICANO (CAMP) antes nombrada, hace del conocimiento publico sus conclusiones y decisiones relativas al evento nombrado. Estima que el informe entregado por esta comisión en si mismo, recoge una evaluación ajustada a lo sucedido en el caso precitado, por lo cual se han incluido extractos importantes del mismo en estas conclusiones y decisiones con la finalidad de recoger el real parecer del CNS. Esa inclusión de esos extractos solamente pretende contextualizar los resultados producidos y los factores que influyeron cada una de esas decisiones.
Es importante mencionar que tenemos absoluta confianza en que esta CAMP, brindo suficientes oportunidades y espacios a todos los involucrados para presentar sus puntos de vista, por lo cual afirmamos nuestro respaldo al respeto de los derechos ciudadanos, consagrados en el marco jurídico venezolano que esta comisión brindo con amplitud de criterio y espíritu.
El informe presentado por la comisión, es el resultado de las entrevistas realizadas a diversas personas que participaron en las diferentes etapas del proceso del evento, con énfasis en la etapa organizativa, así como por diferentes investigaciones realizadas y documentos recopilados. El análisis de todos los elementos mencionados y su interpretación por parte del Consejo Nacional Scout permiten presentar estas responsabilidades con sus respectivas recomendaciones de la manera más objetiva posible.
Es necesario comenzar exponiendo que en fecha 15 de enero de 2009, fue creada la comisión de análisis de la organización de la delegación Venezolana al 1er Moot Panamericano en Cochabamba Bolivia. Esta comisión desarrollo todo el estudio del caso incluyendo actividades como el estudio de todos recaudos existentes, entrevistas y visita a Taca Airlines. En ese orden de ideas analizaremos primero los componentes externos a la organización, fundamentalmente en lo relativo a las relaciones con la línea Aérea, con la cual se sostuvo una reunión con el personal involucrado en la negociación y con la alta gerencia en Venezuela. Dicha reunión se realizo el 20 de febrero de 2009 con los representantes de la línea aérea TACA AIRLANES, Estando presentes por la Asociación de Scouts de Venezuela el Dr. Pedro Luis Rodríguez, Vicepresidente Nacional Scout y presidente de la CAMP y el Sr. Ciro García, Contralor Nacional y miembro de la misma comisión, donde se revisaron en forma conjunta las actividades desarrolladas en referencia al Moot de Bolivia. Algunas de las más informaciones más importantes suministradas por la Aerolínea son:
a) Los cambios de fecha efectuadas para iniciar el viaje del 26 en lugar del 25 de diciembre se debieron a la disponibilidad de equipos (avión).
b) Se escogió como destino La Paz por ser el destino natural de la empresa (TACA). Adicionalmente, para ir a Cochabamba se requería permisos y asistencia en los servicios lo que aumentaba los costos de transporte. La empresa no recomienda este destino. El departamento de ingeniería de operaciones de la línea aérea informo a la Asociación el 22 de diciembre el alto riesgo del aeropuerto de Cochabamba.
c) Las relaciones del negocio se sostuvieron entre la empresa y el representante de la Asociación Sc. José G. Criollo. No hubo ningún otro tipo de intermediario.
d) La línea aérea confirmó para el chárter el equipo A-321 (29 de agosto) de acuerdo al número de pasajeros solicitados (198). Sin embargo, el miércoles 10 de diciembre el Scouter Criollo fue notificado que el avión disponible es el A-320 para capacidad de 150 pasajeros. El Scouter Criollo rechazo tal propuesta en forma inmediata, pero no informo a nadie más dentro de la organización.
e) La empresa reconoce el error de haber cotizado el tipo de avión equivocado y comunicarlo a la Asociación en forma extemporánea el 10 de diciembre. En este sentido se le informó a la línea aérea que esta equivocación causo un daño a la Asociación, ya que 48 pasajeros no pudieron asistir al evento.
f) El contrato fue firmado por las partes el 23 de diciembre, de manera coactiva dado que si no se hacia no viajaría ninguna persona, y el riesgo legal alargaría el reclamo en forma importante.
g) La lista de 150 pasajeros se remitió a la línea aérea el 24 de diciembre, una vez se agotaron las instancias con la misma en la búsqueda de alternativas.
Recomendaciones:
1. La Asociación se reserve el derecho de una acción legal contra la línea aérea ya que el mismo día 10 de Diciembre cuando fuimos notificados, respondimos solicitando una solución del problema planteado y la aerolínea no respondió. La conveniencia o no de esta acción será evaluada por el CNS, de acuerdo a los mejores intereses de la ASV y de los afectados.
2. Se decide continuar con los contactos con la casa matriz de la línea aérea, situada en el Salvador, resaltando el inconveniente causado a la Asociación por el cambio de equipo y su comunicación tardía a la institución. Sugerimos solicitar un acuerdo extra judicial de manera amistosa o administrativa en la que se pueda acordar la compensación en forma de donativos, institucional e individual, el cual se destinara a subsanar las deudas dejadas por este evento.
3. Se ratifica la necesidad de continuar con el proceso administrativo iniciado con la denuncia ante el INDEPABIS, dándole el impulso procesal correspondiente.
Visto el resultado de la investigación realizada por la CAMP, hacia adentro, a continuación se establecen las responsabilidades de las personas o entidades involucradas, y para cada una se expondrán las recomendaciones para que estas circunstancias no se vuelvan a repetir en la institución:
Del Consejo Nacional Scout
Responsabilidades:
1. Falta de seguimiento y supervisión a la Comisaría Internacional, en la persona del Scouter Armando Lazzari, sobre la gestión que adelantaba para el evento, tomando en cuenta que esta Comisaría reporta directamente al CNS.
2. Haber aprobado que la gestión del Comisionado Internacional para este evento se realizará sin el apoyo del Director Ejecutivo Nacional y Directores Nacionales de cada área operativa de la Asociación, en las acciones especificas del evento.
3. No haber tomado las decisiones oportunas para la consecución de los objetivos en las diferentes etapas del evento.
4. Actitud permisiva ante la actuación del miembro del Consejo Nacional Scout, Fausto Romeo abrogándose para sí, la administración del evento.
Recomendaciones:
1. Ratificar expresamente en los documentos de Organización y Reglamentos o en los Reglamentos correspondientes, que el Consejo Nacional Scout es responsable del seguimiento con la persona u organismo correspondiente, de toda actividad con los jóvenes a nivel internacional o nacional.
2. Elaborar y publicar el Reglamento para establecer las normas y procedimientos en la organización de eventos nacionales o internacionales con los jóvenes.
3. Establecer en el mencionado Reglamento la participación indispensable en la Comisión Organizadora de eventos internacionales, del Director Ejecutivo Nacional, Tesorero Nacional, Contralor Nacional y Consultor Jurídico.
4. Reglamentar que ningún miembro del Consejo Nacional puede optar para ninguna responsabilidad en ningún tipo de eventos, mientras de se desempeña como miembro del Consejo Nacional Scout.
5. Se recomienda definir conjuntamente con los asesores jurídicos de la Asociación Scout de Venezuela, las estrategias pertinentes en cuanto a lograr lo necesario para recuperar los dineros que al día de hoy están considerados como pérdida en relación con el incumplimiento por parte de la línea aérea en el tipo de aeronave contratada para realizar el viaje.
6. Igualmente se recomienda informar a la casa matriz de la línea aérea el inconveniente causado a la Asociación, por el cambio de equipo y su comunicación tardía a la institución. Sugerimos solicitar una compensación en los términos más idóneos y en beneficio de la Asociación.
Del Comisionado Internacional, Scouter Armando Lazzari
Responsabilidades:
1. Falta de supervisión sobre la gestión que adelantaba la Comisión Organizadora para el evento.
2. No haber tramitado soluciones sobre los diferentes problemas que ocurrieron, producto de lo que implica una actividad internacional con los muchachos.
3. Falta de supervisión estrecha al Jefe de la Delegación, Scouter Leonardo Chacón, en el momento oportuno.
4. No haber previsto la necesidad de una persona con mayor jerarquía que hubiera asumido sus responsabilidades para la toma de decisiones cuando se ausento por viaje y más cuando el exigió y consiguió que el consejo le aprobará una amplia "autonomía" para el área. .
Recomendaciones:
1. Establecer en los documentos Organización y Reglamento, las funciones y atribuciones del Comisionado Internacional como se presenta para el Director Ejecutivo Nacional, Contralor Nacional y Consultor Jurídico, es importante destacar que para estos dos últimos se puede mejorar el contenido siendo más específico.
2. Elaborar y publicar el Reglamento para establecer las normas y procedimientos en la organización de eventos internacionales con los jóvenes, especificando las responsabilidades y funciones del Comisionado Internacional.
3. Establecer el perfil del cargo para los Jefes de Delegación y demás cargos para eventos internacionales.
Del Jefe de la Delegación, Scouter Leonardo Chacón
Responsabilidades:
1. Falta de liderazgo como Jefe de Delegación, sobre los miembros de la Comisión Organizadora para el evento.
2. Ausencia de supervisión precisa sobre todas las gestiones que se realizaban, en las distintas actividades o fases desarrolladas en el evento.
Recomendaciones:
1. Elaborar y publicar el Reglamento para establecer las normas y procedimientos en la organización de eventos internacionales con los jóvenes, especificando las responsabilidades y funciones del Jefe de la Delegación y demás cargos para eventos internacionales.
2. Exigir de manera inmediata al Scouter Leonardo Chacón, la entrega del informe del evento al Consejo Nacional Scout y realizar la presentación gerencial de este informe al mencionado Consejo.
3. Establecer el perfil del cargo para los Jefes de Delegación para los eventos internacionales.
Del Administrador de la Delegación, Scouter Fausto Romeo
Responsabilidades:
1. Impericia en el manejo de los fondos administrando estos de manera inconsecuente.
2. No haber entregado a esta fecha el informe financiero del evento, documento de altísima importancia en el esclarecimiento de esta situación.
3. No accionar de manera tenaz y oportuna, frente a los diferentes inconvenientes involucrados en su área de competencia, para proponer soluciones u observancia de mejores prácticas administrativas.
Recomendaciones:
1. Elaborar y publicar el Reglamento para establecer las normas y procedimientos en la organización de eventos internacionales con los jóvenes, especificando las responsabilidades y funciones del Administrador.
2. Establecer el perfil del cargo para los Administradores para los eventos internacionales.
3. Exigir de manera inmediata al Scouter Fausto Romeo, la entrega del informe financiero del evento al Consejo Nacional Scout y realizar la presentación gerencial de este informe al mencionado Consejo.
4. Observar estrictamente el manual de Administración y Finanzas de la institución.
Del Jefe de Logística de la Delegación, Scouter José Criollo
Responsabilidades:
1. Impericia en lo relacionado con la contratación de los servicios de la línea aérea necesarios para la realización del viaje.
2. Obstrucción del desarrollo armónico del trabajo de las personas que conformaban el equipo de la Delegación.
3. No informar en su momento de la notificación enviada por línea aérea con respecto a la capacidad del avión desde el 10 de Diciembre hasta el 18 de Diciembre a las 8:00 p.m.
Recomendaciones:
1. Elaborar y publicar el Reglamento para establecer las normas y procedimientos en la organización de eventos internacionales con los jóvenes, especificando las responsabilidades y funciones del Jefe de Logística.
2. Establecer el perfil del cargo para los Jefes de Logística para los eventos internacionales.
Del Director Ejecutivo Nacional, Scouter Ignacio Marino
Responsabilidades:
1. No mantener actualizado y en orden los documentos oficiales exigidos por los diferentes entes gubernamentales, a los fines de solventar cualquier auditoria o fiscalización. Esto permitirá tramitar de manera expedita, las solicitudes correspondientes para este tipo de eventos.
2. Copartícipe con el Administrador de la Delegación en la impericia en el manejo de los fondos, administrando estos de manera deficiente.
3. Haber firmado los diferentes documentos habiendo sido separado de la función de supervisión del evento.
Recomendaciones:
1. Revisar las actividades administrativas al Director Ejecutivo Nacional y apoyar cualquier iniciativa a los fines de mantener en orden y actualizada los documentos y solvencias correspondientes.
2. Reglamentar que el Director Ejecutivo debe pertenecer a la comisión del evento dando soporte administrativo al mismo.
3. Designar las partidas suficientes en el presupuesto para los trámites con los diferentes entes gubernamentales para obtener solvencias y permisos.
4. Establecer en el reglamento correspondiente, que el Director Ejecutivo Nacional no puede aceptar ser separado de sus funciones contempladas en los Principios Organización y Reglamentos (P.O.R), de la Asociación de Scouts de Venezuela.
5. Revisar el desempeño del Director Ejecutivo Nacional y de su equipo en los resultados de este evento a través de la realización de una auditoria de operaciones.
Del Contralor Nacional, Scouter Ciro García
Responsabilidades:
1. Falta de supervisión y control en las distintas fase de las actividades financieras relacionadas con el evento.
2. No establecer los criterios específicos de evaluación del desarrollo del plan, para garantizar éxito en el desempeño de cualquier comisión.
Recomendaciones:
1. Elaborar y publicar el manual de procedimientos administrativos, donde se describan de manera inequívoca los controles administrativos de la institución.
2. Especificar las funciones inherentes al cargo de contralor (desarrollar descripción de funciones del cargo).
3. Establecer en el Reglamento correspondiente que al Contralor se le debe informar de manera oportuna, de todas las actividades a las cuales debe aplicar contraloría.
Vista las anteriores consideraciones. Este Consejo Nacional Scout llega a las siguientes conclusiones:
1. No hay indicios de dolo o fraude, o cualquier otro acto reñido con la ley, la moral y las buenas costumbres.
2. En todas las operaciones realizadas por las distintas instancias de la institución, se demuestra impericia y desconocimiento de las normas de buena Administración.
3. El Consejo Nacional Scout tomará medidas para asegurar que en futuros eventos las personas que ocupen cargos de dirección y administración en los mismos tengan conocimientos y desempeños exitosos anteriores demostrables.
4. Debe exigirse a la contraloría de la Asociación el establecimiento de normas claras de contraloría, que eviten la aparición de los problemas como los suscitados en este evento, y la realización de mas normas previas, durante y posterior a los eventos, sin requerir para ello ninguna autorización especifica.
5. Designar una comisión técnica que presente recomendaciones para mejorar la calidad de la formación profesional y técnica de las distintas personas que puedan incorporarse a los equipos nacionales y regionales, a la luz de la necesidad de contar con personal preparado en las áreas de Relaciones Publicas, Gerencia y Administración privilegiándolas por encima de las áreas de formación escultista.
En relación a la necesidad de establecer las responsabilidades personales sobre el resultado del evento se decide
1. Se establece que la Asamblea Nacional Scout evalué las responsabilidades del Consejo Nacional Scout en forma colectiva.
2. Se remiten las actuaciones de los Scouters Armando Lazzari y Fausto Romeo, como miembros del Consejo Nacional Scout a la Corte de Honor Nacional a los fines de que las mismas sean evaluadas y sancionadas disciplinariamente, si así se considerase.
3. Se efectuaría una auditoria de procesos, en coordinación con la Contraloría Nacional Scout, donde se evalúe el desempeño del Centro de Servicio Scout Nacional, y se establezcan los correctivos de procesos, determinación de responsabilidades y sustitución de personal si así lo considere el Consejo Nacional Scout como producto del resultado de la mencionada Auditoria.
4. Se inicia proceso disciplinario con calificación de grave por parte del Consejo Nacional Scout a los Scouters Leonardo Chacón y José Gabriel Criollo por las responsabilidades descritas.
Decidido en reunión del Consejo Nacional Scout efectuada en Caracas a los 19 días del mes de Marzo de 2009.
Por el Consejo Nacional Scout:
Marcel A. Joseph Ignacio A. Marino
Presidente Consejo Nacional Scout Director Ejecutivo Nacional
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